เครือข่ายคอมพิวเตอร์เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับระบบสำนักงานอัตโนมัติ

 

เครือข่ายคอมพิวเตอร์เทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับระบบสำนักงานอัตโนมัติ

 

ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว

ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว

หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication)

การสื่อสารข้อมูล : ความจำเป็นของธุรกิจในปัจจุบัน

หากลองวาดภาพถึงสำนักงานแห่งหนึ่งที่พนักงานทุกคนทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ ผู้จัดการฝ่ายขายต้องการรู้ข้อมูลข่าวสารของการขายสินค้าแต่ละตัวว่ามีแนวโน้มการขายเป็นอย่างไร มียอดการขายแต่ละเดือนเพิ่มขึ้นเท่าไร ผู้จัดการฝ่ายขายต้องส่งข้อมูลการสั่งสินค้าให้กับฝ่ายผลิตเพื่อเตรียมการผลิตให้ตรงกับความต้องการ การติดต่อสื่อสารทางด้านข้อมูลจึงเกิดขึ้นในกลไกขององค์กร ทั้งแนวราบและแนวระดับ เพื่อให้การดำเนินการขององค์กรเป็นไปอย่างดี

ภายในสำนักงานต้องมีอุปกรณ์สื่อสารหลายอย่างประกอบกัน เริ่มต้นไปที่ระบบโทรศัพท์การสื่อสารด้วยเสียงผ่านชุมสายโทรศัพท์กลาง หรือภายในสำนักงานมีตู้ชุมสายโทรศัพท์ขนาดเล็กที่เรียกว่า PABX การสื่อสารด้านสายโทรศัพท์ยังรวมไปถึงการใช้กับเครื่องโทรสาร หรือสื่อสารข้อมูลผ่านโมเด็ม มีเทเล็กซ์ไว้ส่งข้อมูลตัวอักษรระหว่างกัน มีระบบเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายใน

ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์

เครือข่ายคอมพิวเตอร์ คือการนำเอาคอมพิวเตอร์หลาย ๆ เครื่องต่อเชื่อมโยงให้มีการสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน การเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าหากันก็ด้วยเหตุผลที่ราคาของคอมพิวเตอร์ถูกลง และต้องการเพิ่มขีดความสามารถของระบบโดยรวม หรือที่เรียกว่าการสร้างมูลค่าเพิ่ม เพราะอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียวก็ทำงานได้ในตัวเองอย่างหนึ่ง แต่เมื่อต่อรวมกันจะทำงานได้เพิ่มขึ้น มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน ทำให้เกิดความสะดวกสบายในการใช้งาน มีความรวดเร็วเพิ่มขึ้น

การทำงานในสำนักงานก็เช่นเดียวกัน ที่จำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกันภายในโต๊ะทำงานตัวหนึ่งเสมือนจุดการประมวลผล การวิเคราะห์ การแยกแยะข้อมูลข่าวสาร แล้วส่งต่อให้โต๊ะอื่น ๆ หรือหน่วยอื่น ๆ ต่อไป การเชื่อมโยงเครือข่ายเป็นระบบก็เช่นเดียวกัน เป็นการเชื่อมโยงระบบประมวลผลหรือคอมพิวเตอร์หลาย ๆ ระบบเข้าด้วยกัน ระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงเป็นเรื่องของการประมวลผลในจุดต่าง ๆ แล้วส่งข้อมูลเข้าหากันผ่านทางเครือข่าย

อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย

ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก

ในปัจจุบันมีอุปกรณ์สำนักงานช่วยอำนวยความสะดวกมากมาย มีเครื่องพิมพ์ที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วย เรียกว่าเวิร์ดโปรเซสเซอร์ ส่วนที่ก้าวหน้าขึ้นไปก็เรียกว่าเดสท๊อปพับปลิชเชอร์มีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการคิดคำนวณและประมวลผลเก็บข้อwbr>wbr<wbr> เช่น ฟลอปปี้ดิสก็ ฮาร์ดดิสก์ ข้อมูลที่จัดเก็บสามารถเรียกมาใช้สรุปผล สร้างรายงาน ทำกราฟ การส่งข้อมูลข่าวสารระหว่างกันก็ทำในรูปการสื่อสารข้อมูล ระบบการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หลายอย่าง ซึ่งสามารถผนวกเข้าหากันเป็นระบบเดียวกันได้ อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ โทรศัพท์ โทรสาร คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ หรือเชื่อมโยงเข้ากับระบบตรวจสอบต่าง ๆ เช่น ตรวจวัดอุณหภูมิความชื้น ระบบรักษาความปลอดภัย ระบบการนับจำนวน เป็นต้น การเชื่อมโยงเหล่านี้ก็เพื่อให้มีการส่งถ่าย หรือรับข้อมูลได้อย่างอัตโนมัติ

โครงข่ายของระบบในสำนักงาน

หลักการของคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์รับ-ส่งข้อมูลที่ประกอบเป็นเครือข่าย ที่มีการเชื่อมโยง ต้องเชื่อมต่อถึงกัน รูปแบบหลายอย่างตามความเหมาะสมซึ่งขึ้นกับเทคโนโลยี โครงข่ายการเชื่อมโยงนี้เรียกว่าโทโปโลยี เช่น ถ้าหากพิจารณาว่าภายในสำนักงานมีอุปกรณ์สำนักงานที่ใช้งานอยู่กระจัดกระจาย และต้องการเชื่อมโยงต่อถึงกัน หากต้องการเชื่อมต่อโดยตรงจะต้องใช้สายเชื่อมโยงมาก ดังรูปที่ 1

ปัญหาของการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์เทอร์มินัลหลาย ๆ ครั้ง เห็นจะได้แก่ สายเชื่อมโยงระหว่างสถานีที่เพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก และระบบการสวิตซ์เพื่อใช้เชื่อมโยงข้อมูลในการสื่อสารระหว่างสถานี หากใช้สถานีมากขึ้นการเชื่อมโยงต้องใช้สายมากขึ้นอีกมาก และขณะที่สถานีหนึ่งทำงานก็จะใช้เส้นทางตรงไปยังอีกสถานี ทำให้การใช้สายสัญญาณไม่เต็มประสิทธิภาพ
รูปที่ 1 การต่อเชื่อมโดยตรง จึงมีความพยายามที่จะหารูปแบบการลดจำนวนสายสัญญาณเพิ่มประสิทธิภาพ ลดค่าใช้จ่าย ซึ่งก็มีโทโปโลยีในการใช้สื่อสารหลายรูปแบบ ดังรูปที่ 2
รูปที่ 2 โครงข่ายแบบต่าง ๆ

รูปแบบดาวมีรูปแบบการต่อโดยการนำสถานีต่าง ๆ หลายสถานีต่อรวมกันเป็นหน่วยสวิตชิงกลาง การติดต่อสื่อสารระหว่างสถานีจะกระทำได้ด้วยการติดต่อผ่านทางวงจรสวิตชิง การทำงานของหน่วยสวิตชิงกลาง จึงคล้ายกับศูนย์กลางของการตัดต่อวงจรเชื่อมโยงระหว่างสถานีต่าง ๆ ที่ต้องการติดต่อกัน

รูปแบบวงแหวนประกอบด้วยสัญญาณข้อมูลจากสถานีต่าง ๆ ที่เรียกว่า รีพีตเตอร์ (repeter) ทำหน้าที่รับข้อมูลจากสถานีแล้วต่อไปยังรีพีตเตอร์ตัวถัดไปเรื่อย ๆ เป็นรูปวงกลม หากข้อมูลที่ส่งเป็นสถานีใด รีพีตเตอร์ของสถานีนั้นก็รับและส่งให้กับสถานี รีพีตเตอร์จึงมีหน้าที่รับข้อมูลและตรวจสอบว่าเป็นของตนเองหรือไม่ ถ้าใช่ก็รับไว้ ถ้าไม่ใช่ก็ส่งต่อไป

รูปแบบบัสและทรีเป็นรูปแบบที่มีผู้นิยมใช้มากแบบหนึ่ง เพราะมีโครงสร้างไม่ยุ่งยาก และไม่ต้องใช้รีพีตเตอร์หรืออุปกรณ์สวิตชิ่งเหมือนแบบวงแหวน หรือรูปดาว ทุก ๆ สถานีจะเชื่อมต่อเข้าหาบัสโดยผ่านทางอุปกรณ์อินเตอร์เฟสที่เป็นฮาร์ดแวร์ การจัดส่งข้อมูลลงบนบัสจึงสามารถทำให้ข้อมูลไปถึงอุปกรณ์ทุกสถานีได้ การจัดส่งในวิธีนี้จึงต้องมีการกำหนดวิธีการที่จะไม่ให้ทุกสถานีส่งข้อมูลพร้อมกัน เพราะจะทำให้ข้อมูลชนกัน วิธีการจัดแบ่งอาจแบ่งช่วงเวลา หรือให้แต่ละสถานีใช้ความถี่สัญญาณแตกต่างกัน

ความสำคัญอยู่ที่วิธีการทำให้ทุกสถานีสื่อสารถึงกันได้

หากพิจารณาว่าภายในองค์กรหนึ่งเสมือนมีโครงข่ายข้อมูลอยู่โครงข่ายหนึ่ง ดังนั้นทุก ๆ สถานีจะต่อร่วมเข้าหาโครงข่ายนี้ หรือหากมองภาพที่กว้างออกไป เช่น ธนาคารแห่งหนึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศ คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ประมวลผลข้อมูลอื่น เช่น เอทีเอ็มทุกตัวก็เชื่อมเข้ากับเครือข่ายสื่อสารข้อมูลเช่นกัน โครงข่ายสื่อสารข้อมูลที่อยู่ในพื้นที่จำกัด ก็เรียกว่าระบบโครงข่ายท้องถิ่น (แลน-LAN - Local Area Network) หากอยู่ระหว่างห่างไกลกันมาก ๆ ก็เรียกว่า แวน (WAN - Wide Area Network) ไม่ว่าจะเป็นโครงข่ายอย่างไรอาจเขียนแทนได้ ดังรูปที่ 3
รูปที่ 3 สถานีต่าง ๆ ต่อเข้ากับโครงข่ายสื่อสารข้อมูล

ภายในโครงข่ายไม่ว่าจะใช้โทโพโลยีอย่างไร จะทำหน้าที่สำคัญในการสวิตช์ข้อมูลจากสถานีหนึ่งให้ไปยังปลายทางอีกสถานีหนึ่งได้อย่างถูกต้อง เช่น สถานี A เป็นเวิร์ดโปรเซสเซอร์ เมื่อป้อนเอกสารจบแล้วต้องการส่งเป็นอีเมล์ (Email) ไปยังสถานี B ที่อยู่บนเครือข่าย ผู้ใช้ก็จ่าหน้าบอกแอ็ดเดรสของสถานี B แล้วส่งเข้าไปในเครือข่าย เครือข่ายจะสวิตช์ข้อมูลให้ไปยังเส้นทางที่ถูกต้อง เพื่อส่งเข้าหาสถานี B การสวิตช์ข้อมูลในเครือข่ายจึงเป็นเรื่องที่สำคัญและเป็นหัวใจของการติดต่อสื่อสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

การสวิตช์ข้อมูลมีหลายแบบ

อุปกรณ์ที่ทำหน้าที่สวิตช์ข้อมูลเราเรียกว่า ชุมสายสื่อสารข้อมูล ดังนั้นชุมสายโทรศัพท์ที่เรารู้จักคุ้นเคยกันดีก็เป็นวิธีการสวิตช์ข้อมูลวิธีหนึ่ง ผู้ที่ใช้โมเด็มเชื่อมโยงเข้ากับข่ายโทรศัพท์และต่อเข้าหากันได้ก็ใช้เครือข่าขององค์การโทรศัพท์ฯ หรือใช้ชุมสายภายในที่เรียกว่า PABX นั่นเอง

วิธีการของชุมสายสื่อสารข้อมูลที่อยู่ในเครือข่ายที่ใช้กันโดยทั่วไป สามารถแบ่งตามหลักการทางเทคนิคได้ 3 แบบ คือ ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง (Circuit Switching) ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง (Message Switching) และแพ็กเกตสวิตชิ่ง (Packet Switching)

ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง

หากระบบสำนักงานทั่วไปมีตู้ชุมสาย PABX หรือชุมสายโทรศัพท์ติดต่อภายใน และต้องการนำคอมพิวเตอร์หรือเทอร์มินัลต่อเข้าหากันผ่านชุมสายโทรศัพท์ดังกล่าวนี้ หรือจะผ่านไปยังชุมสายขององค์การโทรศัพท์ฯ ก็ถือว่าเป็นการสวิตช์ข้อมูลแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง

การติดต่อแต่ละครั้ง ชุมสายจะทำงานเชื่อมโยงวงจรจากผู้เรียกไปยังผู้ถูกเรียก ซึ่งเปรียบได้กับการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้ทั้งสองโดยตรง ในขณะนี้วงจรที่ใช้อยู่ผู้อื่นจะเรียกใช้ไม่ได้ การติดต่อระหว่างสถานีจึงเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาที่วงจรยังต่ออยู่ ในระบบนี้มีข้อเสียตรงที่หากคอมพิวเตอร์หรือเทอร์มินัลติดต่อกับศูนย์ข้อมูล ในการเรียกค้นข้อมูลเป็นระยะจะทำให้มีช่วงเวลาที่สายสัญญาณไม่มีการใช้และผู้อื่นก็ใช้ไม่ได้ กาาติดต่อผ่านเซอร์กิตสวิตชิ่งจึงเหมาะกับการใช้สื่อสารข้อมูลที่มีการโต้ตอบกันตลอดเวลาด้วยปริมาณสูง และการเชื่อมโยงอุปกรณ์ระหว่างสถานีต้นทางกับปลายทางต้องตกลงและใช้มาตรฐานเดียวกัน

ชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่งในระบบสำนักงานอัตโนมัติก็มีการใช้กันอยู่แล้วในกลุ่มจำพวกโทรศัพท์ โทรสาร หรือสื่อสารข้อมูลผ่านโมเด็ม ทั้งผ่านชุมสายภายในหรือชุมสายภายนอก รูปแบบการติดต่อสื่อสาร ดัง รูปที่ 4

การติดต่อสื่อสารข้อมูลนี้ผู้ใช้จะต้องมีระาบบซอฟต์แวร์ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเอง เพราะชุมสายจะไม่มีระบบตรวจสอบข้อมูลในชุมสายทำหน้าที่เพียงการสวิตช์วงจรให้เท่านั้น
รูปที่ 4 คอมพิวเตอร์ A ติดต่อกับศูนย์ข้อมูล B ผ่านชุมสายเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่นชุมสายโทรศัพท์

ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง พัฒนาการก้าวต่อมา

ชุมสายแมสเซจสวิตชิ่ง เป็นระบบที่ใช้เทคนิคของการสื่อสารข้อมูลที่ให้ชุมสายมีความชาญฉลาดเพิ่มขึ้น ชุมสายจะเสมือนเป็นคอมพิวเตอร์ที่รับข้อมูลมาเก็บและส่งต่อผ่านออกไปที่เรียกว่า Stort and Forward การติดต่อจึงไม่ต้องเชื่อมโยงวงจรจากสถานีต้นทางกับสถานีปลายทางอย่างจริง ๆ เหมือนกับเซอร์กิตสวิตชิ่ง ผู้เรียกสามารถส่งข้อมูลออกไปยังผู้ถูกเลือกเส้นทางที่เหมาะสมได้ ก็จะส่งต่อไปยังชุมสายถัดไป และจะกระทำแบบนี้จนถึงผู้ถูกเรียก จะเห็นว่ามีการหน่วงเวลาระหว่างผู้เรียกกับผู้ถูกเรยก แต่ก็ทำให้การใช้สายภายในระหว่างชุมสายมีประสิทธิภาพมากขึ้น และการติดต่อระหว่างผู้เรียกกับผู้ถูกเรียก ก็มีการรับประกันเรื่องความถูกต้องข้อมูล ทำให้ระบบเชื่อมต่อระหว่างสถานีอาจแตกต่างกันได้ เพราะชุมสายจะเปลี่ยนไป

ชุมสายแบบนี้จึงไม่เหมาะกับงานประเภทโต้ตอบทันที เพราะจะมีเวลาหน่วงในระบบสูง และจะแปรตามปริมาณข้อมูล พัฒนาการแบบนี้ได้รับการนำมาใช้ในการส่งเทเล็กซ์ถึงกัน ซึ่งเวลาหน่วงในระบบไม่ใช่ปัญหาสำคัญระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงไม่นิยมใช้หลักการสื่อสารแบบนี้

สื่อสารข้อมูลแบบแพ็กเกตสวิตชิ่ง

ระบบแลน (LAN) ที่ใช้ในสำนักงานที่ใช้ระบบบัส หรือทรี จะมีการส่งข้อมูลในลักษณะนำข้อมูลมาแพ็กลงซอง จ่าหน้าซองแล้วส่งออกไปในบัส สถานีปลายทางตรวจสอบพบซองที่จ่าหน้าถึงตนเองก็จะเก็บซองนั้นขึ้นมา

หากข้อมูลที่ส่งจากสถานีต้นทางไปยังสถานีปลายทางต้องผ่านหลายชุมสาย ก็ใช้หลักการคล้ายระบบแมสเซจสวิตชิ่ง กล่าวคือ ระบบจะเก็บข้อมูลและส่งต่อเช่นเดียวกัน แต่จะต่างกันตรงที่แพ็กเกต-สวิตชิ่งจะแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนย่อย ๆ เรียกว่า แพ็กเกต แต่ละแพ็กเกตจะถูกทยอยส่งผ่านชุมสายจุดต่าง ๆจนถึงปลายทาง ซึ่งปลายทางก็จะรวมแพ็กเกตต่าง ๆ ให้กลับเป็นข้อมูลเดิมโดยสมบูรณ์อีกครั้งหนึ่ง การที่ข้อมูลถูกแบ่งออกเป็นแพ็กเกตย่อย ทำให้ชุมสายไม่ต้องคอยรับข้อมูลทั้งหมดให้ครบก่อน เป็นผลทำให้ลดช่วงเวลาหน่วงลง จึงทำให้ระบบนี้สามารถใช้กับงานแบบโต้ตอบทันทีได้

ข้อดีของชุมสายแบบแพ็กเกตสวิตชิ่งที่เห็นได้ชัดคือ อุปกรณ์ต้นทางกับปลายทาง สามารถส่งด้วยความเร็วที่ต่างกันได้ เพราะชุมสายจะเป็นผู้แปลงสัญญาณ ให้ความเร็วเข้ากันได้ มีการรับประกันความถูกต้องของข้อมูลที่รับส่งทำให้ระบบมีความเชื่อถือสูง สามารถใช้ในระบบที่โต้ตอบด้วยความเร็วได้ มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โครงข่ายดังกล่าวนี้ทำให้ใช้งานพร้อมกันหลาย ๆ ระบบได้ โดยงานประยุกต์แต่ละระบบไม่ยุ่งเกี่ยวกัน แต่ใช้ผ่านชุมสายเดียวกัน

เครือข่ายภายในสำนักงานอัตโนมัติเป็นอย่างไร

ภายในสำนักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปัจจุบันจะมีทั้งการสื่อสารด้วยเสียง ข้อมูลภาพระบบภายในที่มีการสื่อสารด้วยเสียง จึงมักใช้ชุมสายแบบเซอร์กิตสวิตชิ่ง เช่น PABX ดังนั้นจึงพ่วงการสื่อสารข้อมูลเข้าไปด้วย ด้วยการต่อเชื่อม เช่น เทอร์มินัลคอมพิวเตอร์เข้ากับมินิคอมพิวเตอร์หรือเมนเฟรม การใช้วงจรจะเชื่อมต่อเพื่อส่งผ่านข้อมูลถึงกัน

อย่างไรก็ดี ภายในสำนักงานก็จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน การเชื่อมต่อแบบแลนเป็นการนำอุปกรณ์หลาย ๆ แบบต่อเข้าสู่โครงข่ายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณค่าของระบบทำให้การส่งผ่านข้อมูลระหว่างกันทำด้วยความรวดเร็วสูงมาก ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกันเสมือนเวลาจริง การใช้แลนจึงมีบทบาทที่สำคัญเพิ่มขึ้น และมีผู้นิยมใช้ในสำนักงานต่อไป ภายในสำนักงานจำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ในลักษณะแลน

แพ็กเกจ-สวิตชิ่งเป็นบริการเครือข่ายสาธารณะ

เพื่อให้การใช้งานในรูปแบบเครือข่ายมีประสิทธิภาพ และทุ่นค่าใช้จ่าย จึงจำเป็นต้องมีหน่วยงานกลางลงทุนให้ และแบ่งงานร่วมกัน ระบบแพ็กเกต-สวิตชิ่งจึงเป็นระบบที่เรียกได้ว่าเป็นบริการสาธารณะปัจจุบัน การสื่อสารแห่งประเทศไทยเปิดบริการเครือข่ายเชื่อมโยงผ่านแพ็กเกข-สวิตชิ่งที่ใช้ชื่อว่า ไทยแพ็ก การบริการผ่านไทยแพ็กจะมีค่าบริการถูกกว่าการใช้เซอร์กิตสวิตชิ่งขององค์การโทรศัพท์ เพราะหากใช้บริการระยะทางไกล อัตราค่าโทรศัพท์จะทวีตามอัตราทางไกล แต่หากผ่านไทยแพ็กจะคิดตามปริมาณการรับส่งข้อมูลจริง

การออกแบบระบบเครือข่ายสำหรับสำนักงานอัตโนมัติ

หากเป็นองค์กรขนาดเล็ก ความสำคัญของเครือข่ายจะลดลงเพราะองค์กรอาจเลือกระบบ PABX และ LAN ประกอบร่วมกันใช้งานภายใน และต่อเชื่อมกับภายนอกผ่านเครือข่ายบริการสาธารณะ เช่น ขององค์การโทรศัพท์หรือของการสื่อสาร ตลอดจนบริการของเอกชนที่กำลังให้เปิดบริการในขณะนี้อีกหลายเครือข่าย

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ระบบเครือข่ายภายในเป็นเรื่องสำคัญ การวางเครือข่ายภายในหรือที่เรียกว่า backbone เป็นเรื่องที่ทำให้ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ถึงกันได้

รูปที่ 5 เป็นตัวอย่างการวางโครงข่ายหลักขององค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการเชื่อมโยงข้อมูลภายในหลาย ๆ แผนเข้าด้วยกัน โดยมีหน่วยงานกลางหรือศูนย์คอมพิวเตอร์เป็นแหล่งเก็บรวบรวมข้อมูลสำหรับการบริหาร ศูนย์คอมพิวเตอร์จึงเสมือนเป็นศูนย์กลาง ซึ่งแต่เดิมจะแตกกระจายเชื่อมโยงกับศูนย์คอมพิวเตอร์ขององค์กรแบบรูปดาว คือแตกกระจายเทอร์มินัลออกไป แต่ในปัจจุบันมีการวางสายเพื่อเป็นถนนให้กับข้อมูลที่เรียกว่า backbone ถนนข้อมูลเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นถนนสายหลักสำหรับข้อมูล ซึ่งจำเป็นต้องให้ข้อมูลวิ่งผ่านถนนด้วยความเร็วเหมือนถนนเชื่อมระหว่างจังหวัด
รูปที่ 6 การวางถนนข้อมูลสายหลัก

ในแต่ละแผนกจะมีถนนสายย่อยของตนเอง เช่น เป็นระบบแลน มีจำนวนสถานีหลาย ๆ สถานี แต่ละสถานีเชื่อมต่อถึงกัน มีการส่งผ่านข้อมูลต่าง ๆ เข้าหากันได้ และส่งข้อมูลออกถนนสายหลักไปยังแผนกต่าง ๆ หรือศูนย์คอมพิวเตอร์กลางได้ การขยายเครือข่ายจะทำได้ง่าย ด้วยเหตุนี้เองจึงให้ข้อเด่นที่แต่ละหน่วยงานจะดูแลสถานีของตนเอง และสามารถลงทุนขยายระบบตามความจำเป็น คอมพิวเตอร์หลักก็ไม่จำเป็นต้องมีขีดความสามารถประมวลผลสูงมาก เพราะการประมวลผลกระทำแบบกระจาย แต่ต้องมีขีดความสามารถในการเก็บข้อมูลได้มาก เราจึงเรียกว่า ไฟล์เชิร์ฟเวอร์ โครงข่ายการวางถนนหลักจึงทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง ลงทุนน้อยลง ดูแลง่ายขึ้น จึงมีผู้เรียกระบบลักษณะนี้ว่า down sizing ซึ่งเป็นการลดขนาดเมนเฟรมในอดีตลงมา โดยที่ประสิทธิภาพการทำงานต่าง ๆ ยังทำได้ดี และที่สำคัญคือ เชื่อมโยงให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติได้อีกด้วย

การวางถนนข้อมูลสายหลักจะต้องดูพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ เพื่อว่าการลงทุนวางสายจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยลง หากต้องการให้มีเส้นทางถนนสำรองเพื่อเพิ่มความเชื่อถือได้ของระบบ ก็จะต้องเลือกเส้นทางสำรอง นอกจากนี้ยังต้องดูความหนาแน่นของการใช้ข้อมูลเพื่อทำให้ถนนข้อมูลไม่แออัด ทำให้ประสิทธิภาพลดลง

Email เป็นตัวอย่างของการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

อิเล็กทรอนิกส์เมล์ หรือ อีเมล์ เป็นตัวอย่างการประยุกต์ที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายในต่างประเทศ ปัจจุบันเราสามารถส่งข่าวสารถึงกันผ่านทางอีเมล์ได้ง่าย บนนามบัตรของชาวต่างประเทศที่ได้รับมา ขณะนี้จะเห็นแอดเดรสของอีเมล์เพิ่มขึ้นจากหมายเลขโทรศัพท์ และแฟกซ์ การเชื่อมเครือข่ายต่าง ๆ เข้าถึงกัน ทำให้การส่งข่าวสารตามแอดเดรสดังกล่าวเป็นไปได้ ผู้ส่งเพียงจ่าหน้าตามแอดเดรสแล้วส่งผ่านบริการสาธารณะ ส่วนของบริการสาธารณะนั้นจะต้องมีข้อตกลงส่งออกผ่านไปยังเครือข่ายอื่นส่งต่อ ๆ กันไปจนถึงปลายทาง

แต่สำหรับภายในองค์กรเดียวกัน หากมีการพาโครงข่ายไว้แล้วก็จะมีการกำหนดแอดเดรสภายในกันได้ ระบบซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ในระบบสื่อสารข้อมูลจะเป็นตัวจัดการรับส่งจดหมาย หรือข้อความเหล่านี้ถึงกัน ทำให้การส่งเอกสารข้อมูล ข้อความเป็นไปด้วยความรวดเร็วและง่ายดาย

อนาคตยังไปอีกไกล

การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ

ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน

การจัดการให้เป็นระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเริ่มทั้งเครือข่ายภายในและเชื่อมโยงกับเครือข่ายภายนอก จากการที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงขึ้น มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใช้งานจะเป็นแรงผลักดันให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติเกิดขึ้นเองได้อย่างแน่นอน เพราะธุรกิจจะต้องแข่งขันกัน ผู้ที่มีข้อมูลข่าวสารพร้อม และรวดเร็วจะเป็นผู้อยู่รอดในสังคมยุคข่าวสารข้อมูลต่อไป